附件 99.3
年度股东大会通知及代理材料的可用性
特此通知,Alithya Group公司(“公司”)的年度股东大会(“会议”)将于2025年9月10日(星期三)上午10:00(东部夏令时间)以虚拟会议形式召开,目的是:
| 业务项目 | 更多详情,请参考 | |||
| 1 | 收到公司截至二零二五年三月三十一日止财政年度的经审核综合财务报表及有关的核数师报告(「年度财务报表」); |
日期为2025年7月14日的管理层资料通告(「资料通告」)题为「会议业务–财务报表」的部分。 |
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| 2 | 选举公司董事; |
资料通函题为「会议事务–选举董事」及「董事会选举提名人士」的章节。 |
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| 3 | 委任截至2026年3月31日止年度的核数师及授权董事会厘定核数师薪酬;及 |
资料通告题为「会议业务–委任核数师」的部分。 |
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| 4 | 考虑可能在会议或其任何休会或延期之前适当提出的其他事项。
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资料通告题为「会议的业务–其他业务」的部分。 |
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信息通函提供了与将在会议上处理的事项有关的额外信息,并构成本通知的组成部分。董事会已确定2025年7月14日为确定有权收到会议通知并在会议上投票的股东的记录日期。为最大限度地增加出席会议的人数,公司将通过meetings.lumiconnect.com/400-353-766-264在线提供的现场音频网络直播以虚拟方式举行会议,所有股东无论地理位置如何,都将有平等的机会参与和投票。
通知和访问
在加拿大证券规则允许的情况下,管理层正在使用“通知和访问”将与会议和年度财务报表相关的信息通告发送给注册股东和非注册股东。这意味着,不再邮寄信息通函和年度财务报表的纸质副本,而是在网上发布,供股东查阅,这降低了邮寄和打印成本,并且由于减少了纸张使用,因此更加环保。因此,股东将通过邮件收到(i)本通知,其中解释了如何以电子方式查阅信息通函和年度财务报表并索取纸质副本,以及如何投票和/或出席会议,(ii)代表表格(针对登记股东)或投票指示表(“VIF”)(针对非登记股东),并附有如何投票的说明,以及(iii)解释如何出席和在会议上投票的附加文件(“虚拟会议用户指南”)。此前报名电子递送会议资料的股东将通过电子邮件收到。
如何查阅资料通告及年度财务报表
信息通函和年度财务报表及其他会议材料可在我们的网站www.alithya.com/en/alithya/investors、我们的转让代理TSX Trust Company(“TSX Trust”)的网站www.meetingdocuments.com/TSXT/ALYA以及上查阅
SEDAR +网站www.sedarplus.ca和EDGAR网站www.sec.gov。投票前请先审阅资料通告。
如何索取纸质副本
股东可免费索取资料通函及年度财务报表的纸质副本。
在会议召开前,股东可在TSX Trust的网站www.meetingdocuments.com/TSXT/ALYA索取纸质副本,或致电1-888-433-6443(加拿大和美国免费电话)或1-416-682-3801联系TSX Trust。信息通函和/或年度财务报表(如适用)将在收到请求后三个工作日内发送。如要在2025年9月8日上午10:00(东部夏令时间)投票截止日期前收到资料通告的纸质副本,必须在不迟于2025年8月29日上午10:00(东部夏令时间)之前收到请求。要求提供这些文件纸质副本的股东将不会收到新的代理表格或VIF,因此应保留发送给他们的用于投票的表格。会议结束后,如需索取纸质副本,可发送电子邮件至secretariat@alithya.com,邮寄至公司秘书处,Alithya Group Inc.,700,Ren é-L é vesque West Blvd,Suite 400,Montr é al,Qu é bec,H3B 1X8,或致电1-844-985-5552。文件的纸质副本将在收到请求后十个工作日内寄出。
如何投票
股东可以在会前投票,也可以在会上投票。然而,建议股东在会议前使用收到的所有形式的代理或VIF进行投票,即使他们打算出席会议。股东投票前应阅读资料通函及其他会议资料,并参阅其代表委任表格或VIF及资料通函内的指示,以了解投票详情。投票指示必须在2025年9月8日上午10:00(东部夏令时间)投票截止日期前收到(或如果会议延期或延期,则在为延期或延期会议确定的日期的前一天的营业日上午10:00(东部夏令时间)前收到)。
如何参加会议
会议将通过Meetings.lumiconnect.com/400-353-766-264在线提供的现场音频网络直播以虚拟方式举行,并将向所有股东和公众开放,但只有登记股东以及正式任命和登记的代理持有人才有机会投票和提问。登记股东和非登记股东出席会议的流程不同。
请参阅本通知、信息通告和虚拟会议用户指南中包含的信息。建议至少在会议召开前一周采取所有必要步骤,并在会议开始前至少15分钟参加会议,以免因技术困难错过开始。
已登记股东
收到TSX Trust发给登记股东的题为“代理表格”的表格或电子邮件的股东为登记股东。登记股东参加会议,可在会议当天访问meetings.lumiconnect.com/400-353-766-264,选择“我有登录”选项,输入其代理表格或收到的电子邮件中出现的13位控制号码作为用户名,“alithya2025”(区分大小写)作为密码。
已登记股东如委任管理层指名的人士以外的其他人作为其代理人代表出席会议,在提交其代理人后,必须通过电话1-866-751-6315(加拿大和美国免费电话)或1-416-682-3860联系或让其代理人联系TSX Trust,或在www.tsxtrust.com/control-number-request填写在线表格,最迟于2025年9月8日上午10:00(东部夏令时间)登记该其他人士,并提供一个电子邮件地址,TSX Trust将在会议召开前24至48小时发送一个13位数字的代理人控制号码。
非登记股东
收到TSX Trust或其中间人发来的题为“投票指示表”的表格或要求其中间人发出投票指示的电子邮件的股东,以及参与公司员工股份购买计划的股东(“ESPP参与者”)为非登记股东。非登记股东是指其股份登记在其代持的中介机构(如证券经纪商或金融机构)名下的股东。由于公司和TSX信托通常没有此类股东的记录,因此,他们有权投票,因此,希望在会议上投票和提问或任命除管理层指名的人以外的其他人的非登记股东必须遵循以下两个步骤:
第1步:提交他们的投票指示,并在不迟于2025年9月8日上午10:00(东部夏令时间)或他们的中间人可能确定的其他截止日期之前,通过邮件、互联网、传真或电子邮件(如适用)指定自己或其他人为他们的代理持有人。不建议通过电话投票,因为除了通过电话被管理层点名的人之外,无法任命其他人。
重要提示:非ESPP参与者且希望指定自己或代理持有人的美国非注册股东必须在不迟于2025年9月8日上午10:00(东部夏令时间)之前从其中间人处获得法定代理表格并将其提交给TSX Trust。
第二步:一旦提交了投票指示或法定代理表格,非登记股东或其代理持有人必须通过电话1-866-751-6315(加拿大和美国免费电话)或1-416-682-3860联系TSX Trust,或在www.tsxtrust.com/control-number-request填写在线表格,最迟于2025年9月8日上午10:00(东部夏令时间)进行登记并提供一个电子邮件地址,TSX Trust将在会议开始前24至48小时发送一个13位数字的代理持有人控制号码。
一旦这些步骤完成并收到代理持有人控制号码,非登记股东或其代理持有人将能够在meetings.lumiconnect.com/400-353-766-264上参加会议,只需选择“我已登录”选项,并输入他们的13位代理持有人控制号码作为他们的用户名和“alithya2025”(区分大小写)作为他们的密码。如果没有代理持有人控制号码,非登记股东及其代理持有人将只能通过选择“我是客人”选项参加会议,这将不会赋予他们投票或提问的权利。未在2025年9月8日上午10:00(东部夏令时间)前完成上述两个步骤的非登记股东将无法获得代理持有人控制号码。其VIF上出现的控制号码不是代理持有人控制号码,不得用于出席会议。
问题
有关“通知和访问”或协助投票或出席会议的过程的问题,股东可致电1-800-387-0825或致电1-844-916-0609(北美免费电话)或1-303-562-9305(如适用)联系TSX Trust或布罗德里奇,Inc.。如需在会议期间操作会议平台和投票方面的现场技术援助,请通过support-ca@lumiglobal.com与Lumi Canada Inc.联系。
蒙特利尔,魁北克
2025年7月14日
根据董事会的命令,
Nathalie Forcier
首席法务官兼公司秘书